Sabado 04 de Setiembre del 2010 - 3: 45pm • Tercera edición

Recientemente, en uno de esos extraños momentos de ocio en los que se desea una lectura fresca pero de interés profesional, busqué entre mis archivos y hallé uno referido a la relación entre las finanzas de las empresas y las tecnologías de información (TI), básicamente en lo referente a qué es lo que desean los líderes de negocio de las TI de su empresa.

 

Recientemente, en uno de esos extraños momentos de ocio en los que se desea una lectura fresca pero de interés profesional, busqué entre mis archivos y hallé uno referido a la relación entre las finanzas de las empresas y las tecnologías de información (TI), básicamente en lo referente a qué es lo que desean los líderes de negocio de las TI de su empresa.

Tal vez los números sean irrelevantes en cuanto a su actualidad y relación directa con el entorno costarricense, pero los resultados pueden permitirnos hacer algunas reflexiones. Presento a continuación un resumen de lo leído y aporto algunos datos adicionales.

De una encuesta realizada a más de 200 líderes de negocio, la empresa analista obtuvo los siguientes resultados:

• Con frecuencia, Finanzas ostenta el poder de veto, al punto de que en cerca de un tercio de los casos tiene la palabra final en cuanto a lo que adquisición de tecnología se refiere. Es interesante mencionar que es cosa corriente que más de un 60% del tiempo de TI se utilice para brindar soporte al área de Finanzas, pero el área de Finanzas no siempre visualiza a TI como un colaborador, sino más bien en algunas ocasiones lo visualiza como un escollo para lograr sus objetivos. Según los encuestados el área de Finanzas requiere menos Sistemas Informáticos y más Visión de Negocios. Esto porque, en especial en las PyME´s, se considera que TI es un elemento vital y crucial en el desempeño del negocio, pero que también tiene una importante incidencia en las finanzas de la empresa. De hecho, existe un importante grado de insatisfacción (cerca del 40% de los encuestados) en los procesos de compras o en los beneficios recibidos por las inversiones hechas. Cabe resaltar que resaltar que más del 50% de los encuestados que tienen poder de decisión en las compras de TI, son los que poseen mayor grado de insatisfacción respecto a los beneficios obtenidos con las compras.

• Finanzas cree en el valor de Ti, pero a un costo. En criterio común que TI es un área vital para el éxito de las empresas, pero es contraproducente que cerca de un 40% de los encuestados mostró insatisfacción por los servicios prestados por TI. Según los datos obtenidos, uno de cada cinco decisores financieros, consideran tener una relación contraproducente o inexistente con TI. De nuevo, casi el doble de la insatisfacción se encuentra en las empresas cuyos encuestados tienen poder de decisión en las compras de TI. De igual forma, un 20% de los encuestados no tiene quejas de TI. Es importante señalar que más de un 20% de los encuestados considera que raramente la tecnología cumple sus promesas.

• El ROI (retorno de la inversión) todavía reina, pero las métricas de TI también importan. A criterio de más del 50% de los encuestados, es común justificar las inversiones de TI con fundamento en el ROI, pero existen otras métricas, relativas directamente a TI, que deben ser tomadas en cuenta. Entre ellas se tiene el nivel de logro estratégico y la medición del cumplimiento, dos de las métricas más creíbles. Como promedio, las empresas escogen de tres a cuatro tipos de métricas, pero cerca de un 25% de las empresas no las revisan luego de finalizado el proceso. Otro aspecto tomado en cuenta es la evaluación de riesgos, siendo la Administración de la Cartera de Proyectos un método de mitigación de riesgos que correlaciona fuertemente el uso de métricas con Finanzas, el cual es usado en cerca del 40% de las empresas que utilizan las métricas financieras.

• Ti debe colaborar más en la integración que en la regulación. Más de una cuarta parte de los encuestados están más preocupados en las habilidades de IT para integrar los sistemas administrativos que en los aspectos de soporte respecto a necesidades de cumplimiento de normas contables y otras normas. Es importante e imprescindible cumplir con aspectos regulatorios, pero los encuestados consideran más beneficioso desarrollar las habilidades de TI, pues esto lleva de forma directa al cumplimiento de normas y legislaciones.

• La consolidación de TI es importante, pero se tendría un mayor beneficio si se consideran categorías de gasto TI. La razón radica en que, como promedio, las empresas de los encuestados usan una docena de sistemas de administración financiera. Cerca del 26% usa una combinación de aplicaciones específicas, sistemas de planificación de recursos empresariales y sistemas de hojas electrónicas. Los encuestados consideran que hay tres áreas de mercado que benefician el ambiente mencionado: los servicios de consultoría e integración, los programas de inteligencia de negocios y los programas de control interno. De hecho el uso de categorías de gasto permite la utilización inteligente de servicios externos, usando los recursos internos en áreas de mayor interés estratégico.

Ahora bien, en la actualidad se busca una integración mayor de tecnologías y como consecuencia, las TI (Tecnologías de Información) han evolucionado a las TIC (Tecnologías de Información y Comunicación), las cuales son un conjunto de servicios, redes, programas, dispositivos o elementos tecnológicos, cuyo fin es mejorar la calidad de vida de los individuos en el entorno en que se desenvuelven. Dicho conjunto se integra a un sistema de información interconectado y complementario, el cual se divide en dos vertientes: la comunicación y la información.

Las TIC forman parte de la cultura tecnológica, que nos rodea y con la que debemos convivir, que amplían nuestras capacidades físicas y mentales potenciando y abriendo nuevas posibilidades. En el campo de los negocios, hoy más que nunca la anterior afirmación es ampliamente reconocida.

En nuestro país se consideran cinco segmentos principales de las TIC, según la Cámara Costarricense de Tecnología de Información y Comunicación, a saber:

• Productores: que son los que diseñan y desarrollan programas informáticos estandarizados, los cuales pueden ser comercializados al detalle y poseen un ciclo de vida que puede modificarse con la ayuda de mejoras y actualizaciones.

• Servicios Directos: que ofrecen programas informáticos a la medida, integración de tecnología, soporte, administración y consultorías.

• Servicios habilitados: que son ofrecidos por empresas cuyo negocio se relaciona con las TIC´s pero que no las producen, entre ellas servicios de administración operativa, soporte de datos, Call Centers, etc.

• Componentes: que son aquellas empresas que producen dispositivos o componentes de y para TIC.

• Servicios clave: integrada por las empresas cuya oferta es clave en la conformación del entorno de las TIC´s, dado su papel habilitador o facilitador, entre ellas la academia (formal e informal), los fondos de capital de riesgo, los consultores de negocio, los parques tecnológicos, etc.

Puede establecerse que las TIC aportan:

• Un fácil acceso a las fuentes de información;
• Un rápido y fiable procesamiento de todo tipo de datos o información;
• Acceso a canales de información de forma inmediata;
• Una creciente capacidad de almacenamiento;
• Una vía para la automatización de trabajos;
• Una interactividad cada vez más cercana al tiempo real;
• Una llave a la digitalización de la información;

Pero de igual forma se ven afectadas por:

• Problemas de índole técnico: incompatibilidades, fallas de operación, retrasos operacionales, etc.
• Deficiente formación: tanto en el área técnica como práctica, lo que lleva a deficiencia en las aptitudes y en las actitudes de los involucrados.
• Riesgos crecientes: con la evolución de la tecnología, se incrementan los problemas de seguridad en el manejo y almacenamiento de la información.
• Barreras económicas: aunque la tecnología evoluciona a pasos agigantados, persisten las barreras económicas que impiden una mayor penetración de las TIC en la sociedad, dado el alto grado de obsolescencia que presentan los elementos que conforman las TIC.
• Barreras culturales: idioma, tradiciones, costumbres, mitos, etc.

En general, luego de recordar lo relativo a las TIC´s, podemos analizar brevemente los resultados de la encuesta mencionada al principio, en función de las posibilidades de nuestro entorno, desde una perspectiva general que ayude o sirva como punto de apoyo a los líderes de negocios costarricenses, para el inicio del análisis necesario para la toma de decisiones relativas a la solución de estos asuntos, si esas son las condiciones que se presentan en sus empresas.

En primera instancia, lo relativo al poder de veto que tiene Finanzas en cuanto a lo que adquisición de tecnología se refiere. Es necesario compatibilizar los deseos y necesidades tanto de Finanzas como de TIC, de forma tal que ambos contribuyan de una forma positiva y potenciada a los objetivos del negocio. Es cierto que cada uno de estos departamentos deben tener objetivos específicos, pero los mismos debe estar alineados con los objetivos generales de la empresa, de forma que los potencien y no los disminuyan. Así las cosas, no se trata de quién decide qué se compra, sino que de forma conjunta se analicen las situaciones presentes en la empresa, a la luz de los objetivos empresariales y sin sesgos o influencias generadas por necesidades departamentales, de forma que lo que se adquiera potencie o impulse la operatividad de la empresa hacia el cumplimiento de sus objetivos generales. Siempre hay que recordar que los objetivos departamentales existen en función de los objetivos organizacionales.

Es cierto que toda área o departamento de la empresa representa un costo, pero este costo no debe ser visualizado solo desde la perspectiva económica, sino que hay que avocarse a analizar otros campos de acción de la empresa y valorar, cuantitativa y cualitativamente, cual es su aporte al desarrollo o potenciación de la empresa en general. Recordemos que operamos en sistemas que están interrelacionados entre sí, a fin de brindar un resultado o producto que cumpla con las expectativas generales de la empresa y la sociedad. Así las cosas, algunos elementos que inicialmente pueden valorarse como un costo o gasto, cuyo aporte es negativo a las finanzas de la empresa, pueden convertirse con este análisis en elementos potenciadores, que influyen de una forma positiva en las Finanzas.

Las métricas deben usarse para analizar la influencia, positiva o no, de las acciones que tomamos en la empresa. Son una herramienta de consolidación y crecimiento que, si se utilizan adecuadamente, nos permiten determinar con adecuada claridad el rumbo que estamos siguiendo y los cambios o acciones que debemos tomar. En realidad, bien utilizadas, son una forma de seguimiento y control, que nos permiten tomar acciones oportunas que potencien el negocio de conformidad con sus objetivos. Una métrica adecuada nos puede permitir establecer el aporte de un área (TIC) a otra (Finanzas) y con ello valorar adecuadamente su colaboración y proponer mejoras para que la relación potencie de una forma sinérgica ambos aportes a los objetivos empresariales.

La solicitud de que TIC colabore más en la integración que en la regulación es una solicitud válida, que requiere de un cambio de actitud guiado y potenciado con conocimiento. Hoy día se habla mucho de que TIC debe cambiar su visión y aportar de una forma más directa y congruente a los objetivos del negocio. Debe utilizar su capacidad tecnológica de una forma empresarial y valorar los servicios que brinda de una forma acorde a las necesidades de todos los actores dentro de las empresas, de forma tal que se maximice la utilización de los recursos y se minimice el desperdicio tecnológico. Es aquí donde debe existir un cambio de actitud, tanto de TIC como de Finanzas y otros grupos de interés. Las acciones y adquisiciones de la empresa deben ejecutarse en función de las necesidades reales, considerando el crecimiento futuro, de los diferentes participantes en la operación de la empresa, no en función de consideraciones meramente técnicas y de poder departamental dentro de la empresa.

Lo anterior nos lleva a considerar que la categorización de los gastos de TIC es importante, no solo porque permitiría determinar posibles acciones de operación externa, lo que puede racionalizar el costo operativo y mejorar y concentrar el servicio interno en las áreas claves del negocio, sino porque nos permitiría valorar el aporte de TIC en las diferentes áreas y poner en evidencia la verdadera utilidad de TIC en la consecución de los objetivos empresariales.

Con este conocimiento, podríamos entonces hacer una interpolación entre los resultados de la encuesta y los cinco segmentos principales de las TIC, para determinar cómo y cuando hacer uso de ellos para mejorar la operatividad de TIC en nuestras empresas y la relación entre ésta y Finanzas.

Para nuestros efectos, solo me referiré al segmento de servicios clave, en específico a la academia. Muchas veces se considera que el costo de capacitación técnica es elevado y solo puede ser dirigido a ciertas élites de las empresas. Nada más errado.

Si deseamos aumentar la productividad, tener la capacidad de saber cuáles herramientas informáticas son las que necesitamos, poder discernir cuáles cambios son necesarios en nuestra empresa, determinar con cierto grado de certeza cuáles nuevas tendencias podemos seguir, es requisito indispensable poseer un conocimiento actualizado de lo que sucede en el ambiente, de las tendencias actuales, de las nuevas tecnologías, métodos y procesos.

Esto solo se logra con capacitación continua, capacitación de alto nivel en todos los estratos de la empresa, de forma tal que quienes producen posean las mejores herramientas y los mejores conocimientos adecuados a la realidad de la empresa, que los que toman decisiones reconozcan la realidad de las necesidades de su empresa y con conocimiento de causa puedan valorar adecuadamente las acciones a tomar para potenciar dichas acciones en función de los objetivos empresariales.

Debe reconocerse que la capacitación continua es una necesidad empresarial, es un potenciador de las acciones organizacionales hacia los objetivos empresariales, en fin, es un factor crítico de éxito que indiscutiblemente debe ser considerado en todo plan organizacional.

En fin, de la encuesta puedo deducir que se requiere de menos cambios informáticos y de más cambios enfocados en la visión de empresa, potenciadores de los objetivos organizacionales.

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Juan Manuel Jiménez Rodríguez 

Instructor Certificado de la empresa New Horizons, Instructor Certificado Microsoft, Especialista en Tecnología Microsoft, Profesor  en la Universidad Autónoma de   Centroamérica y Consultor en Ofimática y Administración.

Para consultas, puede dirigirse a la señora Natalia Castillo, teléfono: 2231-0101